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你可能認(rèn)為你把大部分時(shí)間都花在了工作上,開會或者打電話,但是你可能錯了。
事實(shí)上,你工作周的很大一部分可以用來寫作、閱讀和回復(fù)郵件。
磚坯黏土最近的一項(xiàng)研究顯示,員工每周花4.1個小時(shí)查看工作郵件并與之互動。盡管采用了松弛的這樣的工具,但員工使用電子郵件的次數(shù)比以往任何時(shí)候都多——而且,一旦我們在工作日被檢查和閱讀電子郵件打斷,我們可能需要長達(dá)25分鐘才能重新開始工作。
因此,不用說,當(dāng)你起草一封電子郵件時(shí)——無論是給你的經(jīng)理、你的直接下屬,還是你想與之合作的聯(lián)系人——你都希望它是精心制作的、有影響力的,這樣就不會花費(fèi)更多的時(shí)間。所以我們收集了這些寫郵件的技巧——郵件會被打開并回復(fù),不會浪費(fèi)任何人的時(shí)間。
你的主題行應(yīng)該概述你發(fā)郵件的原因,這樣收件人就會被迫打開并回復(fù)它。它還應(yīng)該簡潔明了——畢竟,如果你的主題行很清晰,你的郵件也可能很清晰。我們建議避免使用完整的句子,只在主題行中給出你發(fā)郵件的最重要的理由。
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在電子郵件的開頭幾行,你可能想列舉你的證書或你的組織,但你可以以后再做。相反,你的電子郵件的開頭部分應(yīng)該直接切入主題,這樣收件人就能立刻理解對方的要求。
一封成功的電子郵件的基本格式應(yīng)該是:
開場白
發(fā)送電子郵件的原因
細(xì)節(jié)
行動號召
閉幕問候
這種格式
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