在下面的文章中，珠海標(biāo)志設(shè)計公司將描述我們的一組虛擬助手目前如何超越典型的核心流程，以支持在紐約和洛杉磯設(shè)有辦事處的蓬勃發(fā)展的心理治療實踐。
幾個月前，我們開始支持心理治療行業(yè)的一名成員。她的需求與我們的普通會員大不相同，而且范圍更廣，因此她的主要虛擬助理角色迅速轉(zhuǎn)變?yōu)檫h程辦公室經(jīng)理角色。在經(jīng)理和助理助理的幫助下，我們的虛擬助理為我們的成員和臨床醫(yī)生團隊提供以下支持：
日程安排和日歷管理：當(dāng)潛在客戶準(zhǔn)備好接受安排時，珠海標(biāo)志設(shè)計公司會管理電子郵件“乒乓”，并讓合適的臨床醫(yī)生安排客戶。我們確保辦公室可用，臨床醫(yī)生在預(yù)約之間有足夠的緩沖時間，并使臨床醫(yī)生了解任何潛在的日程安排沖突。我們通過提前 24 小時向所有客戶發(fā)送電子郵件以確認他們的預(yù)約來確認與客戶的所有會議。最后，我們會通知臨床醫(yī)生任何最后一刻的取消，以確保他們能夠最大限度地利用時間。
賬單和醫(yī)療表格：每次預(yù)約后，我們都會為客戶提供醫(yī)療保險索賠表。每個表格 1500 都填寫了相關(guān)信息，例如醫(yī)療代碼和臨床醫(yī)生信息，以方便我們的客戶提出索賠。珠海標(biāo)志設(shè)計公司將同時利用 Square 處理付款并記錄所有交易，以確保準(zhǔn)確記賬。在每周結(jié)束時，我們會向我們的會員提供每周費用報告。通過利用 Square，我們還可以提取反映任何給定時期費用的報告。
珠海標(biāo)志設(shè)計公司首先從多個電子表格中獲取我們的成員聯(lián)系人并將其導(dǎo)入 SalesforceIQ。我們對它們進行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)記，并構(gòu)建了一個 SalesforceIQ 架構(gòu)和工作流程，該架構(gòu)和工作流程將隨著公司的發(fā)展而擴展。我們還開始輸入所有潛在的新客戶并保存記錄，例如筆記、上次聯(lián)系、下一次聯(lián)系和跟蹤所有電子郵件通信。
對于該會員，珠海標(biāo)志設(shè)計公司們只涉及 SalesforceIQ 的皮毛，很快就會發(fā)送外展電子郵件以幫助進行營銷工作。與大多數(shù)職業(yè)一樣，客戶的機密性和安全性至關(guān)重要。因此，我們幫助我們的會員確保這些關(guān)鍵的安全方面仍然是重中之重。我們將她的電子郵件遷移到 G Suite，以確保所有數(shù)據(jù)安全可靠且符合 HIPAA 要求。珠海標(biāo)志設(shè)計公司將她的聯(lián)系人集中在一個安全且值得信賴的 CRM 中，并實施了一個支付流程，該流程使用符合所有最新安全措施的安全數(shù)據(jù)加密。
